Come sono i costi dei sistemi ERP? In senso assoluto, possono essere anche alti. È lapalissiano, considerata la loro entità tecnologica e il valore aggiunto di cui sono portatori. Ma quali sono questi costi, quanti, distribuiti in che modo? E giustificati da che cosa? Ecco le domande chiave, cui non sempre è facile dare risposta e che invece è fondamentale saper risolvere. Acquistare un sistema gestionale che nasconde spese impreviste, che riserva sorprese finanziarie sgradite o non si rivela quel che era annunciato può rappresentare un grave danno per l’impresa. È dunque essenziale che in fase di valutazione i rappresentanti aziendali sappiano individuare, soppesare e tenere in considerazione tutti i possibili costi dei sistemi ERP, anche a lungo termine. Un compito non facile, se non sostenuto e guidato dall’esperienza di System integrator competenti e cristallini. Ecco perché è importante affidarsi a professionisti del settore.

 

Costi nascosti: un’insidia evitabile grazie a competenze multiple

Determinare con certezza, a priori, i costi dei sistemi ERP non è compito semplice. La cosa più verosimile cui si può approdare è una stima plausibile, realistica e costantemente aggiornabile dell’impegno finanziario globale, che tenga conto della forza lavoro coinvolta, delle spese per l’infrastruttura tecnologica e dell’apporto dei consulenti. Ma arrivare a questo dato significa mettere in gioco competenze multiple. Da un lato, quelle che sono già patrimonio aziendale, dall’altro, quelle che sono frutto dell’esperienza dei System integrator cui si sceglie di affidarsi.

L’azienda, in questo quadro, gioca un ruolo non di secondo piano. Nella fondamentale fase di analisi preventiva, nella quale il consulente aiuterà l’impresa a far emergere ogni variabile che possa influire sui costi del sistema gestionale, valutando insieme le modalità di integrazione dei sistemi ERP con le specifiche esigenze del caso e disegnando un ritratto “su misura” del software, all’impresa spetta infatti il compito di ragionare su alcune dinamiche. Deve cioè focalizzare i bisogni del presente e visualizzare eventuali esigenze che potranno presentarsi a fronte di un piano di crescita aziendale, anche sulla base di quella conoscenza dei mercati che solo la parte imprenditoriale può vantare. Tali proiezioni potranno essere d’aiuto nel modellare sistemi ERP dinamici e integrati sui bisogni dell’impresa. Con una parola d’ordine essenziale: scalabilità. Sarà così possibile stabilire le funzionalità diverse da prevedere nel sistema gestionale, immaginare scenari inediti nel modo di lavorare, nella quantità di forza lavoro coinvolta o nelle necessità di formazione.

 

Costi sistemi ERP: una scelta supportata dal giusto consulente

I sistemi ERP saranno dunque l’interfaccia tecnologica di un mondo, quello del business aziendale, in costante evoluzione. Ecco perché dovranno soddisfare le esigenze di cambiamento e sviluppo, supportando le evoluzioni dell’impresa. Sulla base di questo, un buon consulente può guidare verso la miglior scelta per l’impresa, indicando non solo le funzionalità ma anche gli investimenti che un software evoluto può comportare: dà cioè un quadro che permetta di non ricevere sorprese legate ad eventuali costi nascosti per esempio a nuove implementazioni, adeguamento dell’infrastruttura ai requisiti di sistema, manutenzione, formazione o supporto.

Un professionista del settore quindi sa valutare come e quando i sistemi ERP possono comportare adeguamenti nei processi e nelle lavorazioni, magari consolidate da lungo tempo, aziendali. E sa dare giusto supporto non solo nella formazione del personale, ma anche in tutte le fasi che conducono all’adozione piena del sistema gestionale. Un buon consulente sa valutare l’eventuale impatto economico di un adeguamento dei dati, qualora debbano essere rivisti in un quadro di Data Quality; sa trasmettere e condividere l’importanza della fase di conversione e migrazione dei dati (un momento fondamentale che si fonda su un percorso di test e validazioni); sa indicare le giuste modalità di sfruttamento dei nuovi processi introdotti.

 

Un percorso che può crescere nei costi

L’applicazione di nuovi sistemi ERP nelle realtà aziendali può comportare costi legati anche alla fase di implementazione vera e propria. Ed ecco un ulteriore ambito del quale i System integrator dovranno informare le imprese in fase preliminare. L’eventuale personalizzazione del prodotto, ad esempio, può essere fonte di aumento di spesa dal momento che richiede di intervenire direttamente su parti dei sistemi ERP per adattarlo ai processi aziendali. Si tratta di un'operazione che può richiedere risorse specifiche, fornite ad esempio dal vendor dell'ERP o da un suo partner.

Ma altrettanto impattante, anche sulle spese aziendali, può essere la fase di vera e propria transizione tecnologica verso il nuovo sistema gestionale. La piena coscienza della novità potrà dirsi totalmente conquistata solo dopo un lungo periodo di rodaggio, nel quale i processi aziendali e il personale potranno essere messi in parziale difficoltà a causa dell’adattamento. Un costo nascosto, a ben pensarci. E al System integrator la cosa non dovrà sfuggire, nelle indicazioni iniziali: a lui spetta infatti il compito di comunicare all’impresa l’eventuale necessità di attivare percorsi di training con l’obiettivo di insegnare al personale processi alternativi a quelli cristallizzatisi nel tempo.

Insomma, gli elementi da non trascurare nel calcolo del budget iniziale sono molti. E alcuni insidiosi. Ecco perchè è fondamentale, oltre alla scelta del software, affidarsi a una società di consulenza specializzata ed esperta nella gestione del cambiamento.

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