La gestione amministrativa non può rappresentare un freno al business. Al contrario, ne deve essere una leva acceleratrice. Il lubrificante che olia i meccanismi dell’azienda, rendendo ogni passaggio più semplice e ragionato.

Alla gestione amministrativa è importante mantenere un occhio di riguardo sempre. Occuparsi nel modo migliore, più efficiente e veloce degli adempimenti relativi all’amministrazione dell’impresa è infatti fondamentale per l’imprenditore, non tanto per gestire direttamente l’amministrazione (contabilità) dell’azienda, quanto per prendere decisioni ponderate. E non inciampare così in imprevisti che possano mettere a rischio il fine dell’azienda stessa, che rappresenta sì un corpo dinamico, ma pur sempre coordinato.

L’amministrazione dell’azienda è considerata una delle basi dell’attività d’impresa, dal momento che ogni operazione di gestione è supportata da documenti amministrativi-contabili che devono essere interpretati e gestiti al pari dell’attività di business. Vien da sé che più complessa sarà l’attività dell’impresa, più complessa ne risulterà l’amministrazione. Si può dunque dire che amministrazione e attività dell’impresa rappresentino due facce della stessa medaglia. Tra di loro sussiste un legame inscindibile e complementare.

 

L’importanza di gestire al meglio una funzione basilare

Data l’essenzialità della gestione amministrativa per la buona salute aziendale, risulta evidente che questa attività necessiti di costante attenzione. Le risorse non dovranno quindi essere sacrificate nella gestione di questo fondamentale aspetto. E agli addetti dovrà essere fornita l’occasione di operare con strumenti e soluzioni aggiornate e moderne, allo scopo di rendere il lavoro sempre più dinamico, smart e proiettato a supportare la strategia aziendale nel suo complesso.

Oggi le innovazioni tecnologiche consentono di non vedere più questo obiettivo come un lontano miraggio: rispetto alle farraginose procedure amministrative un tempo dominanti sulle scene d’impresa, lo scenario attuale assume ogni giorno contorni più distesi.

E così, dalle realtà imprenditoriali più strutturate e complesse sino alle piccole imprese, va facendosi strada un nuovo ritratto della gestione amministrativa: non più un universo a sé stante, separato dal resto del contesto aziendale, ma semplice anello di una catena che collega tutti i passaggi dell’attività di business.

 

La gestione amministrativa da Office a SAP: passaggio senza traumi

Il concreto della gestione amministrativa ci parla di documenti creati e rielaborati in genere con Microsoft Office. Un’attività che non sempre tocca gli apici dell’efficienza. Tra file duplicati, costi interni supplementari, procedure di ricreazione ex novo dei modelli, spesso i dipendenti finiscono per diluire la produttività in un grande calderone di lentezze e processi superflui.

A questo si affianca un’altra constatazione. Molte aziende stanno sperimentando sulla propria pelle il passaggio all’era del 4.0 e affidano con sempre maggior fiducia la gestione dell’intero workflow agli ERP, i sistemi gestionali cui fanno capo, in modo integrato, tutte le funzioni d’impresa.

A portare armonia fra i due aspetti non può ovviamente essere solo la buona volontà degli addetti. Ecco allora che ERP particolarmente avanzati e consolidati, come SAP Business One, entrano in gioco con un ulteriore valore aggiunto: la capacità di integrare soluzioni diverse, senza “traumatizzare” modalità di lavoro che nel tempo si sono ormai cristallizzate. Si tratta di una funzionalità che va oltre la semplice migrazione di dati su piattaforme nuove. E che opera - come da parola d’ordine di SAP - nell’ottica di una sempre maggior semplicità operativa e di una facilità d’uso che può portare benefici all’intera catena di business.

 

SAP Business One: un caso emblematico di integrazione

Il caso SAP è emblematico. Perché Business One ha puntato sull’integrazione con Office nell’ambito della gestione amministrativa. La parola chiave, come detto, è semplicità. E nel massimo rispetto di tale priorità, questo software gestionale offre soluzioni aggiuntive finalizzate all’integrazione di documenti provenienti dalla piattaforma Microsoft.

L’obiettivo è rendere il lavoro semplice e intuitivo, pur in un contesto che ha modificato la sua struttura software, orientandosi verso una soluzione particolarmente strutturata.

Non solo dunque sarà possibile effettuare transazioni SAP di documenti Office con operazioni di estrema semplicità, ma le interfacce resteranno uniformi e coerenti, in modo da non richiedere sforzi aggiuntivi in termini di formazione.

Grazie a queste funzionalità aggiuntive, il vantaggio sarà tangibile: gli addetti potranno accedere direttamente ai loro documenti Office senza sprechi di tempi e costi per la ricreazione dei modelli. I dati SAP potranno essere integrati direttamente nei documenti, e altrettanto avverrà in uscita, nell’archiviazione verso il sistema gestionale.

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