In SAP Business One troviamo diverse funzioni che consentono di gestire la privacy tramite la completa protezione e gestione dei dati personali.

I dati personali sono dati che identificano, oppure possono essere utilizzati per identificare una singola persona fisica. I dati personali possono includere "metadati", dati che forniscono un link ad altri dati; i metadati possono non identificare esplicitamente una persona ma possono essere utilizzati in maniera indiretta per farlo.

Per protezione dei dati personali si intende, la protezione da azioni come distribuzione o accesso non autorizzati, ma può anche includere il diritto alla possibilità per le persone di sapere quali dati, che li riguardano, le società possiedono.
La protezione dei dati personali deve limitare l'acquisizione di dati personali a scopi specifici per i quali è stato ottenuto un consenso e deve cancellare i dati personali una volta che gli scopi, i processi e le tempistiche di legge sono passati.

Alla società è richiesto di seguire e conformarsi alle leggi in materia di protezione dei dati personali e alle direttive rilevanti per le giurisdizioni in cui la società opera. Le funzionalità di SAP Business One consentono di gestire gli obblighi della società nei confronti della protezione dei dati personali, insieme alle politiche sulla protezione dei dati personali della società.
I dati personali possono essere acquisiti, elaborati, controllati e aggiornati in SAP Business One.

SAP Business One consente di:
•    Determinare quali dati sono dati personali mediante l'identificazione delle ‘persone fisiche’.
•    Generare report sui dati personali presenti nel sistema.
•    Pulire e cancellare i dati personali presenti nel sistema.
•    Bloccare e in seguito sbloccare l'accesso ai dati personali presenti nel sistema.

Tutta la gestione dei dati sensibili viene confluita in un unico nodo di menù e tramite l’assistente gestione dati personali offre diverse possibilità per eseguire una serie di processi relativi alla:
•    Determinare persone fisiche
•    Annullare determinazione persona fisica
•    Report dati personali
•    Pulizia dati personali
•    Blocco dati personali
•    Sblocco dati personali