Custom-made o Out of the box? In parole più semplici: meglio un software personalizzato o standard? Un software gestionale può assumere varie forme, dalle più alle meno complesse e costose, e valutare quale di queste sia la più adeguata alla singola realtà aziendale non è cosa semplice. Imprenditori, manager e rappresentanze interne potrebbero essere istintivamente portate ad optare per soluzioni standard a basso costo e minor impatto, e a volte la scelta può rivelarsi redditizia, ma spesso - specie nelle situazioni di business più articolate - le esigenze di personalizzazione possono diventare imprescindibili. Ma che cosa significa personalizzare un sistema ERP? E soprattutto, al di là dei vantaggi, quali possono essere - se ci sono - i rischi nascosti dietro ad un percorso customizzato?

 

Software gestionale “su misura”: due scuole di pensiero

Il dibattito sulla personalizzazione del software gestionale, particolarmente acceso negli ultimi tempi, mette a confronto posizioni ugualmente legittime, ma fondate su percezioni ed esigenze differenti. Da un lato vi sono i sostenitori dei pacchetti Out of the box (OoTB), soluzioni standard che non necessitano di adeguamenti particolari e che, specie a fronte dei più recenti sviluppi tecnologici, possono essere facilmente e altamente parametrizzabili; dall’altro, i fan della customizzazione, ovvero dell’applicazione nelle varie realtà di pacchetti totalmente cuciti sul corpo dell’impresa. I primi fondano la loro preferenza sul basso costo dell’opzione (rispetto ovviamente a soluzioni non standard), sulla semplicità e sulla velocità di integrazione nell’ambiente aziendale. Per i fautori delle personalizzazioni, invece, prioritario resta il cliente, con le sue esigenze, le sue specificità e il suo desiderio di competitività. Ma chi dei due ha ragione?

 

Uno scenario complesso, fatto di numerose variabili

La risposta è facile: nessuno, in realtà. Perché, a ben vedere, la giusta e più equilibrata posizione in merito sta nel mezzo. Come sempre. Se infatti restano vere e giustificate entrambe le motivazioni a favore delle due opportunità, è altrettanto appurato che il quadro non si esaurisce qui. Ottimizzare i tempi di applicazione, affidarsi a soluzioni semplici da implementare, ridurre al minimo i costi e le esigenze di manutenzione (e conseguentemente il TCO), evitare lunghi percorsi di affiancamento e formazione da parte del vendor, limitare le necessità di assistenza: sono tutte istanze plausibili in un quadro aziendale e di certo un software gestionale standard può venire incontro in questo senso. Se aggiungiamo poi che i sistemi ERP OoTB forniscono al cliente una serie di best practise immaginate proprio per condurre l’impresa verso la miglior attuazione dei nuovi processi, è chiaro che una soluzione non personalizzata può comunque rispondere con efficacia a numerose esigenze.

Ma si tratta comunque di un percorso non ottimale, che può non essere adeguato a tutte le realtà. Settori di business particolarmente complessi e articolati, infatti, non sempre riescono a modellarsi su un software gestionale rigido o comunque difficilmente plasmabile. Per loro le esigenze di risparmio non giustificano il ricorso a soluzioni standard magari già in uso presso la concorrenza o incapaci di adeguarsi alle peculiarità del caso: ecco perché spesso la personalizzazione diventa un must.

 

Cosa significa software gestionale personalizzato nel concreto

La scelta, in ogni caso, non è detto che debba essere radicale. Dato proprio questo ampio ventaglio di possibilità, si può infatti andare da una customizzazione particolarmente semplice, fatta di configurazioni di parametri su pacchetti evoluti ma pur sempre piuttosto standardizzati, sino a veri e propri modelli “su misura” disegnati - per tutto ciò che non può essere soddisfatto dalle soluzioni preconfezionate, che comunque ricoprono in genere sempre un ruolo importante - sulla base delle specifiche esigenze aziendali. Un mix, dunque, di funzionalità, finalizzate a creare un armonico substrato sul quale far scorrere al meglio l’attività di business.

 

Un percorso non privo di rischi da considerare

Data dunque l’importanza, soprattutto in alcuni settori, delle personalizzazioni, va comunque posato lo sguardo - e il ruolo del System integrator in questo senso è fondamentale - sui costi (non necessariamente economici) e gli eventuali rischi che la customizzazione potrebbe comportare. Ciò che l’azienda deve tener presente nell’intraprendere un percorso con un software gestionale customizzato è che disegnare un pacchetto “su misura” significa, per il consulente, conoscere alla perfezione le esigenze dell’azienda. Questo si traduce ovviamente nella necessità di procedere con un’analisi estremamente approfondita dei processi e delle dinamiche d’impresa: un passaggio che un buon System integrator dovrà comunque affrontare, ma che in questo caso è totalmente vocato a immaginare soluzioni innovative, personalizzate e specifiche per quell’impresa. Sarà quindi necessario prevedere lunghi tempi di attività propedeutica, finalizzati a mappare i valori aziendali, gli sprechi e individuare tutti i passaggi, specie quelli più critici, che fondano i processi produttivi. Le personalizzazioni non necessariamente dovranno essere introdotte e applicate tutte subito (questo dipenderà molto dalle esigenze aziendali): una possibilità per evitare un allungamento dei tempi di rodaggio può essere quella di partire dal cuore del software per poi unirvi varie funzionalità, ma anche questa opzione comporterà disagi, legando strettamente l’impresa al consulente per tempi più lunghi. Questo rapporto sarà necessario ed importantissimo per favorire una miglior applicazione del software gestionale, ma quanto più si fonderà su competenze complesse da trasferire al personale, tanto più risulterà lungo e articolato da gestire. Elemento base cui le aziende dovranno badare per evitare rischi inutili in termini di produttività sarà quindi proprio la competenza e la capacità del System integrator di immaginare in tempi rapidi le soluzioni migliori: dovrà quindi essere un consulente esperto dello specifico settore di business, dovrà dimostrarsi costantemente aperto all’ascolto e all’analisi dei bisogni dell’azienda e dovrà rivelarsi in grado di mettere a disposizione dell’impresa tutto il suo sapere. Solo in questo modo la personalizzazione del software gestionale potrà fondarsi su premesse di garanzia, evitando futuri rischi in termini di cattiva gestione dei processi.

Non dimentichiamo poi, come già detto, che le customizzazioni dei pacchetti ERP, al di là dei costi economici che impongono per ovvie ragioni, sono funzioni tecnologiche complesse e difficili da realizzare: richiedono competenze specifiche e qualificate anche dal punto di vista tecnico e soprattutto impongono tempistiche non sempre adeguate alle veloci esigenze dei business più evoluti.

 

Un mondo che va in una direzione

Tutte queste valutazioni sono alla base della crescente disaffezione delle aziende verso le soluzioni fortemente personalizzate e il crescente successo delle soluzioni parametrizzabili: fondate, cioè, su fondamenti standard ma dotate di parametri configurabili in base alle esigenze del caso. Le statistiche sembrano ormai dare successo a questa tipologia di software gestionali, ma resta comunque vero che, in molti casi, non sono le tendenze a prevalere, bensì le necessità. Molti processi particolarmente critici continuano a richiedere customizzazioni specifiche, al di fuori delle possibilità di parametrizzazione: l’essenziale è che le aziende che optano per questa via siano consapevoli e coscienti delle conseguenze, dai tempi di implementazione più lunghi ai costi superiori, sino alla necessità di rivedere i budget nelle voci upgrade e formazione. Un buon consulente, al netto di tutto, non potrà che rivelarsi prezioso in questo difficile processo decisionale.

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