Il Go Live di SAP One è la fase finale, che coincide con la consegna, del processo di implementazione e installazione dell’ERP sviluppato dalla multinazionale tedesca per il mondo delle PMI. Da questo momento in poi SAP Business One diventa la chiave per raggiungere una maggiore competitività sui mercati di riferimento dell’azienda. Per questo si tratta di uno step cruciale da cui dipende il successo del progetto che ha visto impegnato tutto il capitale umano dell’organizzazione durante il periodo precedente. Non dargli la giusta importanza potrebbe infatti vanificare mesi di lavoro, di energie e, ovviamente, di soldi investiti. Ecco perché va affrontato, insieme al partner SAP con cui l’intero processo ha avuto corso, ponendo la medesima cura che ha caratterizzato le fasi di analisi e di raccolta dei requisiti, di progettazione, definizione degli obiettivi e di realizzazione. Essere preparati al post Go Live di SAP One, perciò, è un elemento qualificante dell’accordo stipulato all’origine tra l’impresa e il system integrator certificato SAP.

 

Il change management grazie all’affiancamento

Minimizzare il Go Live di SAP One, da parte di chi ha il compito di introdurre SAP Business One in azienda, talvolta potrebbe essere dettato da una strategia commerciale che mira a sottacere la complessità richiesta alla sua adozione. Una complessità che non riguarda soltanto l’innovazione tecnologica che, anzi, rappresenta l’aspetto più immediato e di minore attrito del nuovo ERP, quanto principalmente il percorso di change management a cui sono chiamati gli end user. Per questo, subito dopo il rilascio, il Go Live di SAP One prevede un periodo di test in loco per monitorare modalità di funzionamento, eventuali difficoltà e possibili interventi correttivi insieme a sessioni di affiancamento che interessano direttamente i dipendenti. Poiché, fra l’altro, SAP Business One è un gestionale concepito per le piccole e medie imprese, e quindi per contesti aziendali con un numero di addetti contenuto, non superiore alle 250-300 unità, questa peculiarità semplifica il training on the job focalizzato su piccoli gruppi.

 

L’hypercare support previsto nel Go Live di SAP One

Generalmente il Go Live di SAP One avviene suddividendo le aree presidiate dal software: amministrativa, commerciale, ciclo passivo, ciclo attivo, logistica, produzione ecc. I dipendenti che afferiscono a ciascuna delle aree suddette, nel caso in cui siano pochi per ogni business unit, sono coinvolti in un affiancamento non figurativo, ma reale, fianco a fianco appunto. Nell’universo SAP si parla a tal proposito di hypercare support, cioè di supporto intensivo che è fondamentale, soprattutto se si considera che un nuovo ERP coincide con un cambiamento radicale del modo consueto di lavorare. Oltre a colmare i gap di competenza tecnica specifica riferita al sistema, tale supporto serve a eliminare gli ostacoli di natura comportamentale, le resistenze derivanti dall’“abbiamo sempre fatto così”, i timori che automatizzando certi processi governati prima in maniera manuale si rischia di essere estromessi dalle proprie mansioni. Il Go Live di SAP One, in sostanza, poggia su un’idea di formazione pratica, non di aula, che contempla la diffusione di skill inerenti l’utilizzo di SAP Business One e una componente motivazionale che garantisce il successo di un itinerario di change management globale.

 

Il ruolo di apripista e di “facilitatori” dei key user SAP

L’hypercare support del Go Live di SAP One è un asse portante anche quando nella media impresa la presenza dei dipendenti sia numerosa e non consenta, perciò, sessioni di affiancamento one-to-one per tutte le risorse umane dell’organizzazione. In questo caso, un ruolo chiave è svolto dai cosiddetti key user SAP, gli utenti esperti individuati dal system integrator all’interno dell’azienda di concerto con il committente. Solitamente si tratta di figure che ricoprono incarichi di responsabilità nei singoli dipartimenti aziendali che, dall’implementazione del sistema informativo, si aspettano un incremento di produttività e una maggiore efficienza. Non soltanto a valle, cioè nel post Go Live di SAP One, ma già a monte, durante le fasi di analisi, preparazione, progettazione e realizzazione, i key user sono investiti dall’incombenza di guidare i colleghi verso un uso consapevole di SAP Business One. Ragion per cui in quella conclusiva e delicatissima fase del Go Live di SAP One, in cui bisogna raccogliere i frutti di quanto si è seminato, emerge la loro funzione trainante di apripista e “facilitatori”.

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